Time management anno nu: Noteer alles in je agenda

Rick Pastoor, directeur van online kiosk Blendle, presenteerde het boek GRIP, waarin hij tips geeft voor een beter time management. Zijn belangrijkste tip: Noteer alles wat je op een dag moet doen in je agenda. Niet alleen de afspraken met externen, maar ook je overige werkzaamheden. En zet erbij hoeveel tijd je eraan wilt of moet besteden.

Noteer alle tijd die je nodig hebt voor dagelijkse taken

Als je een bespreking buiten de deur hebt, noteer die dan in je agenda inclusief reistijd. Want die telt immers ook mee. Noteer ook wanneer je je e-mail leest en beantwoordt en de tijd die je nodig hebt om een vergadering voor te bereiden. Pastoor roostert zelfs in zijn agenda tijd in voor zijn pasgeboren dochter. Zo kan dat uurtje met zijn kind ongestoord worden ingevuld, zonder dat hij door andere dingen wordt afgeleid.

De voordelen van de digitale agenda

Een digitale agenda biedt niet alleen zakelijk veel voordelen. Ook in een druk gezin kan dit uitkomst bieden. Door iedereen toegang te geven tot de agenda kunnen alle gezinsleden hun afspraken in de agenda zetten. Bovendien kun je heel gemakkelijk afspraken verschuiven of aanpassen als dat nodig is. De papieren agenda heeft in veel gevallen afgedaan, maar de digitale variant is nog steeds zeer welkom of zelfs noodzakelijk, aldus Pastoor.

Ongeplande onderbrekingen van de dag

Afhankelijk van je functie kun je te maken hebben met ‘ongepland werk’. Dit zijn onverwachte telefoontjes of andere onderbrekingen van je dagelijkse routine. Als je als zzp’er  thuis werkt kan het bijvoorbeeld gebeuren dat de bel gaat of de telefoon. Je kunt dan heel lomp dat gebel of gerinkel negeren, maar even de nieuwe buurvrouw een hand geven omdat ze zich netjes kom voorstellen is toch wel belangrijk. Dat geldt ook voor het beantwoorden van e-mails die haast hebben omdat ze een spoedopdracht bevatten die voorrang op eerdere taken heeft. Door dit soort zaken in de agenda te zetten krijg je een goed inzicht in je dagindeling en vraag je je achteraf minder vaak af hoe het toch kan dat de tijd voorbij vliegt en het werk maar niet af komt. Een realistische planning van je taken is dan ook essentieel.

Keuzes maken en prioriteiten stellen

Door alles wat je op een dag doet in je agenda te zetten krijg je een goed inzicht van wat je doet. Je schrikt misschien van wat je ‘tussendoor’ allemaal doet, zoals  ’s avonds nog e-mail beantwoorden of op zaterdag dat ene dingetje nog even doen omdat dat echt niet kan wachten tot zaterdag. Het helpt je prioriteiten te stellen en tijd vrij te maken voor de dingen die naast je werk ook belangrijk zijn. Zo voorkom je dat je voortdurend met je werk bezig bent en keuzes maakt die in jouw belang zijn en niet altijd in het belang van je werk.

Bron: NRC Next