Prioriteiten stellen in een wereld vol urgentie

Voorrang geven

In veel werkomgevingen is het lastig om prioriteiten te stellen, vooral wanneer alles even belangrijk en dringend lijkt. Hoe bepaal je wat voorrang verdient?

Belangrijk en dringend

De Eisenhower-methode is een klassieker op het gebied van tijdmanagement. Deze methode helpt bij het stellen van prioriteiten door te vragen: is deze taak belangrijk én dringend? Taken die aan beide criteria voldoen, krijgen direct aandacht. Echter, in veel werkomgevingen lijkt alles even belangrijk, mede door de drukte en overlappende prioriteiten die bedrijven hun medewerkers opleggen.

Heldere criteria

Om dit probleem aan te pakken, is een helder normatief kader nodig. Hierin wordt beschreven wat in het dagelijkse werk meer en minder belangrijk is. Vergelijkbaar met de voorrangsregels op een druk kruispunt. Disney hanteert bijvoorbeeld een lijstje voor medewerkers in themaparken, waarin veiligheid, hoffelijkheid, inclusie, show en efficiëntie prioriteit krijgen. Een dergelijk kader helpt medewerkers snel prioriteiten te stellen, in tegenstelling tot lange lijsten met even belangrijke normen die keuzestress veroorzaken.

Tetris

Alleen met een helder normatief kader kun je de Eisenhower-methode effectief toepassen, waarbij je snel kunt beoordelen welke taken voorrang verdienen. Het advies in de time-managementliteratuur is om ver vooruit tijdvakken in je agenda te blokkeren voor belangrijk, maar nog niet urgent werk. Het identificeren van de beste tijdstippen voor verschillende soorten taken kan ook helpen. Dit voorkomt dat je werkdag steeds meer lijkt op het spel Tetris, waarin alles wat op je afkomt zo snel mogelijk moet worden ingepast, ongeacht de relevantie.

Kernadvies

Het is essentieel om te beginnen met een helder kader voor het stellen van prioriteiten om effectief om te gaan met de overvloed aan taken in een drukke werkomgeving.

Ben Tiggelaar schrijft wekelijks over persoonlijk leiderschap, werk en management.

Bron: nrc.nl