Overload aan berichten: Een toenemend probleem

De overweldigende stroom van e-mails en appjes begint steeds meer werkenden tot wanhoop te drijven. Gedurende de hele werkdag word je bestookt met berichten, zelfs buiten werktijd houden ze niet op. Ondanks dit groeiende probleem nemen maar weinig bedrijven serieuze maatregelen om dit aan te pakken. Onderzoek toont aan dat de overload aan communicatie leidt tot stress en productiviteitsverlies. Het is daarom van belang duidelijke afspraken en maatregelen te treffen.

Maatregelen van bedrijven

Sommige bedrijven hanteren strenge regels, vooral met betrekking tot communicatie buiten werktijd. In Duitsland hebben autofabrikanten zoals BMW, Volkswagen en Daimler al meer dan tien jaar geleden afspraken gemaakt. Volkswagen heeft bijvoorbeeld bepaald dat medewerkers tussen 18.15 uur en 7.00 uur met rust worden gelaten. Echter, dergelijke duidelijke regels zijn eerder uitzondering dan regel. Uit een EU-onderzoek in 2021 blijkt dat de meeste bedrijven voornamelijk “zachte” maatregelen nemen, zoals het bespreken van het onderwerp, voorlichting en trainingen.

Overheid en wetgeving

Frankrijk was het eerste land dat wettelijk vastlegde dat medewerkers het recht hebben om buiten werktijd niet gestoord te worden: “le droit à la déconnexion”. Organisaties met meer dan vijftig werknemers zijn verplicht hier afspraken over te maken. In Nederland heeft de PvdA een initiatiefwet voorgesteld die werkgevers en werknemers aanmoedigt om afspraken te maken over bereikbaarheid buiten werktijd. Hoewel de kans klein lijkt dat deze wet er komt, gezien het feit dat verschillende branches, zoals de zorg, al vergelijkbare afspraken hebben opgenomen in hun cao, pleit het Europarlement voor meer overheidsbemoeienis. Vorig jaar heeft het Europarlement een resolutie aangenomen waarin staat dat de mentale gezondheid van werknemers beschermd moet worden tegen “technostress”.

Wat kun je zelf doen?

Bij de meeste bedrijven ben je zelf verantwoordelijk voor het aanpakken van overmatige berichtenuitwisseling. Hier zijn enkele suggesties:

• Maak met je directe collega’s een lijstje met eenvoudige afspraken, zoals welke onderwerpen voortaan per mail, app, telefoon of in persoon besproken moeten worden, hoe snel er op elkaar gereageerd moet worden, en wat “vrij” precies betekent. Besteed samen een uur aan het opstellen van de eerste versie en evalueer deze elk kwartaal om eventueel aanpassingen te maken.
• Als je collega’s hier geen interesse in hebben, kun je je eigen regels opstellen en deze vermelden onder elke mail die je stuurt. Geef bijvoorbeeld aan: “Ik beantwoord e-mails en appjes binnen 48 uur. Indien urgent, bel me dan even. Op woensdag ben ik vrij en offline.” Tijdens vakantieperiodes kun je een automatisch antwoord instellen met de mededeling: “Ik ben een weekje weg. Als het belangrijk is, stuur de e-mail dan opnieuw na 10 juni.”

Deze benadering kan bovendien een positief bijeffect hebben. Hoe meer collega’s individuele regels formuleren, des te groter de kans dat de werkgever serieus werk maakt van dit onderwerp.