Tips voor vergadertijgers

Vergaderen is vaak een verplicht nummer voor veel directies en managers. Maar is al dat vergaderen wel nodig? Moet een vergadering echt uren duren? Met deze tips worden de vergaderingen in ieder geval een stuk efficiënter.

Het doel van de vergadering

Als voor iedereen duidelijk is waarom de vergadering wordt belegd kunnen de deelnemers zich er goed op voorbereiden. Het doel moet niet zijn een stuk te bespreken, het doel moet zijn om beslissingen te nemen of we dit gaan doen en zo ja hoe en wanneer.

Wie zijn er aanwezig

Vergaderingen worden te vaak bijgewoond door mensen die zichzelf graag aan de vergadertafel zien zitten. Maar als er beslissingen moeten worden genomen over een interne verhuizing dan hoeft het hoofd personeelszaken daar niet bij te zitten. Het hoofd Financiën hoeft niet aanwezig te zijn bij een vergadering over de planning van systeemupdates voor het serverpark.

De social check in

Begin een vergadering met een zogenaamde social check in. Het klinkt een beetje als de kleuterschool, maar het werkt vaak wel als iedere aanwezige even kort een privé kwestie of een persoonlijke kwestie aan mag kaarten. Dit moet dan wel in hooguit een halve minuut per persoon.

Maak een eind aan vergader rompslomp: De rondvraag is niet bedoeld om extra punten aan de agenda toe te voegen. Een korte vraag, liefst in één zin, beantwoord met een antwoord van 1 zin. Dat is een rondvraag. Duurt het langer, dan wordt het een punt voor een volgende vergadering. Maak been notulen van een vergadering maar beperk je tot een actielijst. Notulen worden maar zelden nagelezen. Dit laatste kan natuurlijk alleen als het niet van belang of wettelijk verplicht is dat dat wat is gezegd word verwerkt in een verslag.

Kies voor variatie

Het is belangrijk om de agenda zo op te stellen dat lange agendapunten door korte worden afgewisseld. Een mens is niet in staat om een uur lang geconcentreerd te luisteren. Varieer ook in het vergadermoment. Iedere donderdagmiddag om 3 uur geeft het idee van een verplicht nummer, ongeacht of er punten ter bespreking zijn of niet.

Pak het eens anders aan

Staand vergaderen is een trend die steeds vaker wordt toegepast. Maar er is meer wat je kunt doen. In plaats van een hoofdelijke stemming kun je voorstanders hun duim laten opsteken. Bespreek een agendapunt in groepjes en kom daarna plenair samen om de resultaten te bespreken. Zo wordt vergaderen minder saai en daardoor meer resultaatgericht.

Bron: FD