Met behulp van een business case wordt je project een stuk overzichtelijker

Als je bij het opstellen van de voorwaarden voor een project uitgaat van een business case houd je veel gemakkelijker het overzicht als het gaat om de kosten en andere consequenties. Een business case heeft vaak meerdere ijkpunten. Op deze punten kan het management van een bedrijf besluiten om met het project door te gaan of bijstellingen te plegen. Kosten en baten zijn daarbij vaak een belangrijke afweging. Organisatieadviseur Peter Noordam schreef er een boek over, waarbij hij kon putten uit zijn ruime ervaring bij verschillende bedrijven met veranderprocessen.

De business case komt vaak in de verdrukking

Uit onderzoek blijkt dat slechts 60% van de ondernemingen die een veranderproces start, hiervoor een serieuze business case opstelt. En dan is het dus nog maar de vraag of de ijkpunten in deze business case ook worden benoemd en beoordeeld op het moment dat ze aan de orde zijn. Als er een business case wordt opgesteld is die vooral gericht op de kosten van het project. Er wordt volgens Noordam veel te weinig gekeken naar de voordelen die het project na uitvoering voor de onderneming zal hebben.

Strategische kaders en meer duidelijkheid

Het belang van een business case is vooral dat het de strategische kaders goed kan aangeven. Daarnaast geeft de case duidelijkheid over de uitvoering van het project. Dankzij de slechte voorbereiding eindigt driekwart van de projecten met een resultaat dat onbevredigend is. Door in de business case duidelijk aan te geven welke financiële middelen en bronnen nodig zijn kan het management van een organisatie een weloverwogen besluit nemen over de start of voortzetting van een project.

Vooraanstaande projectmanager modellen adviseren een business case

Er is een aantal projectmanager modellen dat wereldwijd door tienduizenden projectmanagers wordt gebruikt. Denk aan MSP of PRINCEZ. Ook deze bevelen sterk aan om een business case op te stellen. De business case belandt helaas echter maar wat vaak in de lade bij de directeur en er wordt niet meer naar gekeken terwijl het project in de waan van de dag wordt afgewikkeld. En dat is jammer, zegt adviseur Noordam. Een business case kan wel degelijk zeer waardevol zijn voor een organisatie.

In nog geen 20% van de gevallen wordt de business case aan het einde van een project getoetst. Zijn de kosten binnen de perken gebleven en zijn de doelen gehaald? Door bij de start van een nieuw project eerst een business case op te stellen en pas daarna een programma van eisen en een plan van aanpak en dit document ook werkelijk nadrukkelijk bij het project te betrekken kan een bedrijf veel voordeel behalen, aldus Noordam.

Het boek De Business Case – Eerste stap op weg naar voorspelbare projecten’ van Peter Noordam is online te bestellen.

Bron: Consultancy.nl